Cómo las facturas electrónicas pueden ayudarnos a agilizar nuestro trabajo
Agiliza los procesos rutinarios en la empresa y gana tiempo para tu negocio
Una factura electrónica es una factura a efectos legales, con la misma validez que una normal, en papel, en cuanto a la justificación de una entrega de bienes o una prestación de servicios. Sin embargo, en los últimos años este tipo de factura, que se expide y recibe en formato electrónico, se ha instalado con mucha fuerza en los últimos años en las empresas. Pero ¿sabes cómo las facturas electrónicas pueden ayudarnos a agilizar nuestro trabajo?
Las facturas electrónicas, un boom en los últimos años
Conocida también como e-factura, la factura electrónica ha entrado con fuerza en la pyme española. Según los datos del informe ‘Comparativa de facturación electrónica 2017-2018’ del Grupo SERES, el uso de la e-factura aumentó un 15% durante el 2018, alcanzando los 182 millones de e-facturas entre las empresas españolas. Además, según este mismo estudio, la Comunidad de Madrid, Comunidad Valenciana y Andalucía son las comunidades en las que más facturas electrónicas se emiten. Sin embargo, a pesar de su auge que ha tomado, las pymes son las que menos se atreven a adentrarse en el mundo de las facturas electrónicas, quizá porque la adaptación tecnológica es una de sus principales carencias, según han analizado diversos estudios.
¿Qué normativa regula las facturas electrónicas?
La normativa que regula el uso de este tipo de facturas entró en vigor el pasado mes de abril bajo el estándar que se refiere a las operaciones realizadas entre las empresas y el Estado dentro de la Unión Europea. Por ese motivo las facturas, y en concreto las facturas electrónicas, deben cumplir una serie de requisitos impuestos en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que establece normas como la obligación de expedir factura, la expedición por terceros, el contenido de la factura, especificidades de la factura electrónica, los plazos o la conservación. Además, es requisito imprescindible la legibilidad de la factura, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
Una de las cosas fundamentales para cumplir la normativa es que el destinatario esté de acuerdo y muestre su consentimiento.
Adaptarse a los nuevos tiempos
Es necesario para las empresas adaptarse a los nuevos tiempos e iniciar sus procesos de digitalización de las empresas. Una opción bastante utilizada es contabilización de facturas mediante sistemas preparados para esto, sin embargo algunos de estos programas no son 100% efectivos, por lo que su solución es emitir facturas electrónicas directamente. Algunos de los factores provechosos para las empresas con los que las facturas electrónicas pueden ayudarnos a agilizar nuestro trabajo son:
- acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro;
- reducir errores humanos;
- eliminar costes de impresión y envío postal;
- facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas;
- reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento;
- mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente;
- facilitar la lucha contra el fraude;
- subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión;
- contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.
Facturas electrónicas, agilizar el trabajo con trabajadores más productivos
Tal y como comentaba uno de los asociados de RENASEM en nuestra última Asamblea sería mucho más provechoso para las empresas que los trabajadores pudieran dedicar más tiempo a otras tareas y poder desplegar su creatividad y valías en algo que no sea una labor tan automática como contabilizar facturas. Aparte, supone un ahorro de costes para las pymes. En concreto, se estima que el año pasado estas empresas ahorraron 1.148.117.849 euros gracias al uso de la factura electrónica. Asimismo, los beneficios también se han reflejado en el tiempo dedicado a la gestión de la facturación, cifrado en el equivalente a 389 años laborables en 2018, y en el aprovechamiento de recursos como el papel, con su contribución con la preservación del medio ambiente.
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